С 1 сентября 2026 года вводится обязательное применение электронных перевозочных документов

Такие требования содержатся в Федеральном законе от 07.06.2025 №140-ФЗ. Этот нормативный акт устанавливает обязанность оформления перевозочных документов в электронном виде для всех участников транспортного процесса независимо от сферы деятельности. На практике изменения затронут практически любой бизнес, который отправляет или получает товары, закупает продукцию у поставщиков либо привлекает стороннего перевозчика.

Минтранс определил исключения, когда можно не переходить на электронный формат:

1. Перевозка грузов для нужд органов государственной власти, обороны, безопасности государства и обеспечения правопорядка, а также специальных и воинских грузов.
2. Перевозка в рамках режимов повышенной готовности и ЧС — если на территории введены режимы повышенной готовности или чрезвычайной ситуации, чрезвычайного положения, военного положения или правовой режим контртеррористической операции.
3. Если у клиента отсутствует техническая возможность представить экспедитору электронный документ из-за обстоятельств непреодолимой силы.
4. Если техническая возможность отсутствует у самого экспедитора.
5. Если клиент — физическое лицо, заказывает услуги для личных, семейных, домашних или иных нужд, не связанных с предпринимательской деятельностью.
6. Если клиентом по договору транспортной экспедиции выступает иностранное юридическое или физическое лицо.

Обязательными станут следующие типы документов:

• электронная транспортная накладная (ЭТрН);
• экспедиторские документы (поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка);
• накладные при железнодорожных и воздушных грузоперевозках.

В связи с этим ФНС России приняты и опубликованы форматы следующих электронных документов:

1. Экспедиторские документы (Приказ ФНС № ЕД-1-26/277@): поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка.
2. Грузовая накладная при авиаперевозках (Приказ ФНС № ЕД-1-26/276@) для участников воздушных перевозок грузов.
3. Железнодорожная накладная (Приказ ФНС № КЧ-1-26/297@). Объединит данные грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя.

Для работы в системе необходимо, чтобы перевозчик грузов был подключен к единой цифровой платформе, куда стекаются все данные о грузовых перевозках — государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Система позволяет создавать, обмениваться и хранить перевозочные документы в единой государственной базе.

Прямого доступа к ГИС ЭПД для компаний и ИП не предусмотрено. Подключение происходит через операторов, получивших аккредитацию в Минтрансе – ИС ЭПД, который опубликован на сайте Министерства транспорта Российской Федерации. Это сервис (программа, веб-платформа), который дает участникам перевозок (грузоотправителю, перевозчику, грузополучателю, экспедитору) техническую возможность работать с электронными перевозочными документами: создавать их, заполнять, подписывать электронной подписью и обмениваться между собой. Оператор обеспечивает форматный контроль (чтобы документы соответствовали утверждённым ФНС шаблонам), организует роуминг с другими операторами и передаёт данные дальше.

Для перехода на электронные перевозочные документы необходимо выполнить следующие действия:

• Получить сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП) на руководителя организации или индивидуального предпринимателя. Для сотрудников требуется получение сертификата КЭП с оформлением машиночитаемой доверенности (МЧД).
• Подключиться к одному из аккредитованных операторов ИС ЭПД, которые обеспечивают передачу электронных перевозочных документов между участниками перевозки и в ГИС ЭПД.
• Предоставить доступ к сервису для сотрудников компании, назначить администратора и при необходимости подключить водителей.

Для бизнеса использование электронных перевозочных документов имеет ряд преимуществ:

• Сокращение расходов на обслуживание печатной техники, приобретение бумажных носителей и курьерские услуги.
• Надежное хранение документов в ГИС ЭПД и у операторов информационных систем электронных перевозочных документов (ИС ЭПД), исключающее возможность их утраты.
• Ускорение оплаты за перевозку в среднем на 20 дней за счет отсутствия необходимости направления бумажного оригинала транспортной накладной грузополучателю.
• Одновременная работа всех участников перевозки с единым документом, обеспечивающая синхронное появление изменений и ускорение взаиморасчетов.
• Упрощение доступа контрольно-надзорных органов к информации о перевозках и грузах, что сокращает количество запросов в адрес бизнеса.